Pardavimų ir pirkėjų skolų ciklas Pardavimų auditas – atsakinga ir sudėtinga audito sritis, glaudžiai susijusi tiek su parduotos produkcijos uždirbtomis pajamomis, tiek su pirkėjų skolomis. Norint suprasti pardavimų audito metodiką, būtina išsiaiškinti pardavimų ir skolų ciklų esmę. Nors šie ciklai susieti su įmonių veiklos ypatybėmis, tačiau visoms įmonėms būdingi esminiai principai. Literatūroje dažniausiai nurodomi šie pagrindiniai pardavimų ir pirkėjų skolų ciklų etapai:o Pirkėjų užsakymų gavimas ir registravimaso Pardavimų skolon patvirtinimaso Prekių išsiuntimaso Sąskaitų pirkėjams išrašymas ir pardavimų registravimaso Prekių grąžinimų ir nukainojimų registravimaso Apmokėjimų registravimaso Atidėjimų abejotinoms pirkėjų skoloms įvertinimas bei registravimaso Beviltiškų skolų nustatymas ir registravimasPirkėjų užsakymų gavimas ir registravimas laikomas pardavimų ciklo pradžia. Svarbu, kad užsakymai būtų laiku ir teisingai įregistruoti užsakymų žurnale ar kituose apskaitos registruose. Auditorius turi skirti pakankamai dėmesio šiam etapui, kad galėtų įsitikinti, ar įmonės vadovybė derina turimų atsargų kiekius su užsakytos produkcijos kiekiais, ar nėra neįregistruotų užsakymų. Tokie užsakymai gali sukelti pirkėjų nepasitenkinimą, kartu sumažės ir pajamos.
Pardavimų skolon patvirtinimas reiškia, kad prieš išsiunčiant prekes įgaliotas darbuotojas privalo ne tik patvirtinti, bet ir įvertinti pardavimus skolon. Šio proceso silpna kontrolė dažnai lemia didelius atidėjimus abejotinoms pirkėjų skoloms ir beviltiškų skolų nuostolius.
Prekių išsiuntimo etapu svarbiausia ne tik laiku išsiųsti prekes, bet ir teisingai išrašyti prekių siuntimo dokumentus. Juose turi būti pateikta informacija apie pirkėją, prekių kiekius ir fizines savybes, atsakingų asmenų parašai ir išsiuntimo data. Išsiuntimo dokumentų originalas išsiunčiamas pirkėjui, o kiti egzemplioriai – atsakingoms įmonės tarnyboms. Įmonėms patartina tam tikto laikotarpio pabaigoje rengti patvirtintų, tačiau neįvykdytų užsakymų ataskaitą.
Sąskaitų pirkėjams išrašymas ir pardavimų registravimas. Išrašomos sąskaitos – pagrindinis dokumentas, kuriuo pripažįstami pardavimai ir pirkėjų įsiskolinimai. Todėl auditorius turi patikrinti, ar sąskaitos išrašytos laiku ir teisingai, ar užpildyti visi rekvizitai. Svarbu, kad sąskaitos būtų išrašomos visoms išsiųstoms prekėms, kad vienai prekių siuntai nebūtų išrašyta daugiau nei viena sąskaita ir kad sąskaitoje pateikta skolos suma būtų tiksli.
Įmonėms derėtų sudaryti ir pardavimų ataskaitas už tam tikrą laikotarpį, kuriose pardavimai būtų paskirstyti pagal tam tikrus požymius (prekių rūšį, pirkėjus, pardavimų agentus ir kt.). Tokia pati informacija turi būti registruojama pirkėjų skolų žiniaraštyje, kuriame ji detalizuojama pagal atskirus pirkėjus. Todėl bet kuriuo atveju galima pateikti informaciją apie pirkėjų likutį laikotarpio pradžioje, įvykdytas operacijas per laikotarpį ir likutį laikotarpio pabaigoje.Prekių grąžinimų ir nukainojimų registravimas. Šiuo etapu dažnai būna, kad pirkėjas pareiškia nepasitenkinimą gautų prekių kokybe. Prekių tiekėjas arba priima atgal parduotas prekes, arba suteikia nuolaidą pirkėjui. Svarbu, kad prekių grąžinimai ir suteiktos nuolaidos būtų laiku įregistruotos prekių grąžinimų ir nukainojimų žurnale bei pirkėjų skolų žiniaraštyje. Rekomenduojama grąžintas prekes sandėliuoti atskirai ir joms taikyti kitas kontrolės procedūras norint išaiškinti, kodėl pirkėjų nepatenkino prekės.Apmokėjimų registravimas apima grynųjų pinigų gavimą ir jų įnešimą į banką bei jų registravimą apskaitos registruose. Pasitaiko nemažai atvejų, kai ne visi gauti grynieji pinigai įregistruojami apskaitos registruose arba tam tikra suma laiku neįnešama į banką.Atidėjimų abejotinoms pirkėjų skoloms įvertinimas bei registravimas išskiriamas todėl, kad dažnai pasitaiko atvejų, kai pirkėjas nepadengia skolų. Atidėjimai abejotinoms pirkėjų skoloms turi padengti beviltiškų skolų nuostolius, tenkančius einamųjų metų pardavimams.Beviltiškų skolų nustatymas ir registravimas taip pat labai svarbus. Įmonės vadovybė įsitikinusi, kad pirkėjas dėl įvairių priežasčių neapmokės skolų, jas nurašo. Paprastai taip atsitinka kai pirkėjas bankrutuoja, o teisminės institucijos neranda turto, kuriuo galėtų padengti skolas. Tada svarbu, kad įmonės vadovybė parengtų dokumentą, kuris buhalterijai būtų pagrindas nurašyti skolas kaip beviltiškas.Auditorius turi gerai žinoti pardavimų ir pirkėjų skolų ciklo etapus bei jų ypatybes, ypač juose vykstančių operacijų dokumentinį įforminimą. Jis turi patikrinti pardavimų ir pirkėjų skolų ciklo vidaus kontrolės sistemą.
Svarbiausios procedūros, kurias turi atlikti auditorius kiekvienu ciklo etapu
Kiekvienu pardavimo ir pirkėjų skolų ciklo etapu auditorius turi atlikti tam tikras procedūras. Tikrindamas pirkėjų užsakymų gavimą ir registravimą, jis turi nustatyti, ar visi pirkėjų užsakymai tinkamai, tiksliai ir laiku įregistruojami užsakymų registravimo žurnaluose. Tai leidžia nustatyti neįvykdytus užsakymus. Auditorius taip pat turi patikrinti, ar užsakymų įregistravimo dokumentai buvo patvirtinti darbuotojo, kuris atsakingas už pardavimų skolon suteikimo ir prekių išsiuntimo kontrolę. Ši patikrinimo procedūra svarbi, nes padeda sumažinti abejotinų ir beviltiškų pirkėjų skolų nuostolius.Pardavimų skolon patvirtinimo etapu auditorius turi nustatyti, ar įmonėje yra atsakingas darbuotojas, turintis patvirtinti užsakymą, kad galima būtų išsiųsti prekes. Įmonėje turėtų būti nustatytos griežtos kiekvienam pirkėjui pardavimo skolon ribos.Prekių išsiuntimo etapu auditorius turi patikrinti, ar prekių gabenimo važtaraščiai buvo sunumeruoti didėjančia tvarka, ar griežtai apskaitomi.
Sąskaitų pirkėjams išrašymo ir pardavimų registravimo etapu auditorius turi patikrinti, ar sąskaitos pirkėjams tiksliai ir teisingai išrašomos, ar jos tiksliai apskaitomos, be to, ar atsakingi darbuotojai jas periodiškai tikrina. Taip pat reikia įsitikinti, ar išrašomi prekių grąžinimo dokumentai, jeigu pirkėjas dėl tam tikrų priežasčių grąžino prekes.
Tikrindamas prekių grąžinimus ir nukainojimus auditorius pirmiausia turi išsiaiškinti, ar prekių grąžinimai ir sąskaitos nuolaidos buvo teisingai ir laiku įregistruotos, ar įmonėje yra atsakingas asmuo, kuris nagrinėtų priežastis, kodėl pirkėjai grąžino prekes.
Apmokėjimų registravimo etapo svarbiausias auditoriaus uždavinys – nustatyti, ar įmonėje buvo atskirtos pardavimų ir grynųjų pinigų registravimo funkcijos nuo grynųjų pinigų priėmimo funkcijų.
Atidėjimų abejotinoms pirkėjų skoloms įvertinimo ir registravimo etape auditorius turėtų įsitikinti, ar įmonėje nustatomi būdai abejotinoms skoloms vertinti. Naudojami du būdai: tiesioginis ir netiesioginis. Tiesioginis būdas naudojamas tada, kai žinoma kiekvieno pirkėjo finansinė būklė. Kiekvienas skolininkas atidžiai stebimas, nagrinėjami jo veiklos rezultatai. Šis būdas efektyvus kai yra nedaug skolininkų. Suprantama dažniausiai įmonės turi daug skolininkų, todėl netiesioginis būdas yra labiau rekomenduotinas.
Auditorius, tikrindamas atidėjimus, turi nustatyti, ar įmonė vėluojantiems mokėti pirkėjams siunčia žodinius ir raštiškus kvietimus sumokėti skolas, ar apie tai informuoja įmonės teisininkas. Be to, norint atlikti beviltiškų pirkėjų skolų nurašymą, auditoriui privaloma žinoti įmonės vadovybės atsakomybės laipsnį tokioms skoloms nurašyti. Pardavimų vidaus kontrolės sistemos įvertinimas Auditorius, tikrindamas pardavimų vidaus kontrolės sistemą, turi įsitikinti:q Įrašų pilnumu – ar visi pardavimai užregistruoti realiai egzistuojantiems pirkėjams.q Įrašų tikslumu – ar teisingai užfiksuotos pardavimų datos, kainos, kiekiai, pirkėjai išrašomuose pirkėjams ir įmonės dokumentuose.q Leidimais atlikti operaciją – ar visi įregistruoti pardavimai atspindi realius prekių išsiuntimus realiems pirkėjams, ar jie patvirtinti atsakingo asmens.q Turto apsauga – tiktai turintys tam teisę asmenys gali prieiti prie gautinų sumų įrašų.Vienas iš svarbiausių vidaus kontrolės sistemos uždavinių pardavimų ir pirkėjų skolų cikle – užtikrinti tinkamą darbuotojų atsakomybės ir funkcijų atskyrimą. Tai padeda įmonei apsisaugoti nuo tyčinių ir atsitiktinių piktnaudžiavimų. Todėl svarbu, kad pardavimų ir pirkėjų skolų ciklo etapais atliekamas funkcijas atliktų skirtingi darbuotojai. Ypač griežtai turėtų būti atskirtos pardavimų ir grynųjų pinigų gavimo registravimo funkcijos nuo grynųjų pinigų gavimo funkcijų.Daug dėmesio reikia skirti tikėtinų ir netikėtų pardavimų nukrypimų analizei. Tikėtini nukrypimai dažniausiai būna susiję su įmonės veiklos sezoniškumu, o netikėti – dažniausiai nėra paaiškinami (pavyzdžiui, kokį mėnesį labai daug parduodama arba pardavimai tapo daug pelningesni). Auditorius turi išsiaiškinti tokių nukrypimų priežastis ir veiksnius.Siekiant įvertinti pardavimų vidaus kontrolės sistemos efektyvumą, tikslinga apskaičiuoti kai kuriuos santykinius rodiklius. Rekomenduojama apskaičiuoti tam tikrų laikotarpių pardavimus pagal atskiras prekių rūšis, gautinų sumų ir pardavimų santykį, pardavimų ir atidėjimų blogoms paskoloms santykį, pardavimų ir beviltiškų skolų skolų santykį ir kt.Praktika rodo, kad neretai ataskaitinio laikotarpio pardavimai būna įregistruoti kitame laikotarpyje arba atvirkščiai. Tai gali būti padaryta sąmoningai arba netyčia. Toks tam tikrų sumų įregistravimas gali sumažinti arba padidinti audituojamo laikotarpio pelną. Todėl auditorius turėtų nustatyti ir įvertinti įmonės vidaus kontrolės procedūras, kurios užtikrintų pardavimų ir pirkėjų priskyrimą tinkamam laikotarpiui. Jei operacijų dokumentai (sąskaitos, važtaraščiai) sunumeruoti didėjančia tvarka, šį testą atlikti nesunku. Jeigu prekių išsiuntimo dokumentai nesunumeruoti didėjančia tvarka, o prekių išsiuntimo ir sąskaitų registravimo funkcijos neatskirtos, tai patikrinti, ar pardavimai priskirti tinkamam laikotarpiui, labai sunku.
